Idealnie byłoby wiedzieć, ilu dziennikarzy pojawi się na konferencji prasowej. Możemy to zrobić poprzez wydawanie akredytacji i prośbę o potwierdzenie przez redakcje swojego udziału. Będzie to pomocne szczególnie w takiej sytuacji, gdy dziennikarzy zabieramy w miejsce zazwyczaj niedostępne, np. na plac budowy i musimy zadbać o ich wcześniejsze odpowiednie zabezpieczenie, a nawet przeszkolenie.
Ale życie pokazuje, że akredytacje nie zawsze się sprawdzają. W redakcjach temat czasem wskakuje, albo wypada z grafiku w ostatnim momencie. Nawet jeśli dziennikarze potwierdzają udział, potem mogą się z niego wycofać. I na odwrót.
PRZECZYTAJ WIĘCEJ: Jak przeprowadzić konferencję prasową?
Dlatego organizując briefing prasowy czy konferencję prasową, lepiej nie wybierać ani najmniejszej, ani największej dostępnej sali. W małej może zapanować nieznośny tłok. Przepychający się reporter, który ma problem ze zdobyciem jakościowej informacji czy wykonaniem dobrego zdjęcia, to niezadowolony reporter.
Z kolei ogromna scena/sala, a na niej kilku mówców i nawet kilkanaście redakcji, będzie świecić pustkami. To bardzo źle wygląda w obiektywie kamery.
PRZECZYTAJ WIĘCEJ: Dlaczego warto mówić i pisać prostym językiem?
Co ważne, miejsce na konferencję należy wybierać w taki sposób, by zadbać o komfort zabierających głos. Jeśli występujących jest wielu, musimy też mieć prowadzącego, który będzie po kolei oddawał im głos, a potem także moderował pytania dziennikarzy. Zwykle jest to rzecznik prasowy instytucji czy pracownik biura prasowego. Jeśli jednak nie mamy odpowiedniej osoby, zawsze można skorzystać z pomocy profesjonalnego konferansjera.
Osoby zabierające głos podczas konferencji prasowej, mogą siedzieć przy stole, na którym dziennikarze rozstawiają swoje mikrofony. Czasem taka sytuacja jest jednak niewygodna, bo mówiący znajdują się w pewnej odległości od siebie i dziennikarze, są zmuszeni do podchodzenia do stołu i przestawiania mikrofonów wraz ze zmianą mówcy. To powoduje chaos w trakcie wystąpień, co może wybić z rytmu osoby przemawiające.
Idealna wtedy jest tzw. dziennikarska kostka i własne nagłośnienie. Jeśli mamy dobry system dźwiękowy czy realizatora dźwięku, to do jednej kostki zamontowanej np. w połowie czy na końcu sali, mogą podpiąć się wszystkie redakcje.
PRZECZYTAJ WIĘCEJ: Jak występować w sieci?
Czasem przy dużych wydarzeniach np. politycznych także o obraz dba sam organizator. Ale wynika to raczej z chęci kontrolowania perfekcyjnego przekazu i uniknięcia właśnie chaosu przed sceną, który mógłby zaburzyć transmisję i rozproszyć mówców.
Jeśli używamy rzutnika i monitora, nie powinien on być bezpośrednio za naszymi plecami. Postawmy go z boku, by mógł być widoczny zarówno dla prezentującego, jak i dla dziennikarzy.
Przy dużych konferencjach prasowych, organizowanych na świeżym powietrzu, musimy zadbać również o nagłośnienie, podest, scenę i jej zadaszenie. Przy konferencjach w zamkniętych pomieszczeniach należy pamiętać także o dobrym oświetleniu.
Sporo tego prawda? A to jeszcze nie wszystko… Zapraszamy także do innych materiałów na konferencji prasowej.
PRZECZYTAJ WIĘCEJ: Kiedy zorganizować konferencję prasową?
A tych z Państwa, którzy potrzebują pomocy w tym temacie, zachęcamy do kontaktu.
https://www.youtube.com/watch?v=q0s7PIxXOgw
KomunikujMY nie panikujmy!
Komentarze