Jeśli chcemy trafić do mediów, powinniśmy zadbać o odpowiednie miejsce i czas konferencji prasowej. Optymalny to ten, gdy w redakcji, szczególnie newsowej, jest większa obsada dziennikarzy. Terminy popołudniowe, wieczorne czy weekendowe są więc ryzykowne. No chyba, że jesteśmy Prezydentem, Premierem albo bardzo znaną osobistością – wtedy zawsze będziemy mieć pierwszeństwo w układaniu redakcyjnych grafików.
PRZECZYTAJ WIĘCEJ: Kiedy zorganizować konferencję prasową?
W innych przepadkach warto zaplanować konferencję z wyprzedzeniem. Dziennikarzy najlepiej zaprosić pomiędzy godziną 10 a 14 w miejsce, do którego będą mogli łatwo dojechać. Czasem, kiedy chcemy spotkać się z dziennikarzami w nieco mniej formalnych okolicznościach, możemy również zorganizować śniadanie czy prasowy lunch.
Dobrze jest już wcześniej napisać sobie draft komunikatu, który tuż po konferencji prasowej można rozesłać do mediów, a dziennikarzom obecnym na miejscu rozdać w tzw. „press packach”. „Press pack”, czyli po prostu spisane informacje o nas, produkcie, firmie, a przede wszystkim o powodzie, dla którego się spotykamy.
Możemy też przygotować torbę z drobnymi firmowymi upominkami, jeśli nasz dział PR takimi dysponuje.
Podczas konferencji warto zapewnić sobie serwis fotograficzny. Bo zdjęć będziemy potrzebować do zamieszczenia na swojej stronie firmowej, w mediach społecznościowych, a także jako załączniki do komunikatu wysyłanego już po konferencji prasowej. Jeśli komunikat wyślemy bez zdjęć, jest duże ryzyko, że redakcja go nie opublikuje, ponieważ nie będzie miała, jak zilustrować tego wydarzenia.
PRZECZYTAJ WIĘCEJ: Jak występować w sieci?
Zdjęcia może zrobić nam fotograf, albo możemy wykonać je sami, jeśli mamy odpowiedni sprzęt i trochę fotograficznego talentu. Przed ich wysłaniem zawsze przejrzyjmy i sprawdźmy, czy w kadrze nie znalazło się coś niepożądanego.
Do komunikatu warto dołożyć także cytaty z konferencji prasowej tak, by media miały praktycznie gotowy materiał. Pisanie dobrych komunikatów to duża sztuka, a od pewnego czasu uczymy tego także w KomunikujMY i na takie szkolenie serdecznie zapraszamy.
KomunikujMY, nie panikujmy!
https://www.youtube.com/watch?v=bdDvyAj3JHs
Komentarze